Przedsiębiorcy przysługuje prawo do zawieszenia działalność gospodarczej - w dowolnym momencie i bez względu na przyczynę. Z możliwości tej chętnie korzystają właściciele firm borykający się z trudnościami finansowymi czy też prowadzący działalność sezonową. Czy podlegają oni zwolnieniu z ustawowego przeglądu kasy fiskalnej? Jakie są ich obowiązki w tym zakresie po wznowieniu działalności? Jak często powinni dokonywać przeglądu kasy? Ile przyjdzie im zapłacić za serwis? Wyjaśniamy!
Przegląd kasy fiskalnej - co ile należy robić?
Przedsiębiorcy używający kasy fiskalnej, bez względu na jej model czy charakter prowadzonej działalności, są zobligowani do spełnienia kilku obowiązków z nią związanych. Jednym z nich jest przegląd techniczny urządzenia. Stanowi tak art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym każdy właściciel kasy fiskalnej musi poddawać ją regularnym przeglądom technicznym. Taki przegląd polega na konserwacji urządzenia i usunięciu ewentualnych usterek.
Regularne wykonywanie obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej zapewnia długoterminowe i bezproblemowe użytkowanie urządzenia. Przepisy wskazują również, jak często należy dokonywać przeglądu technicznego kasy fiskalnej - nie rzadziej niż co 2 lata.
Odpowiedzialność w tym zakresie leży w pełni po stronie przedsiębiorcy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by dokonywał on przeglądów częściej, zgodnie z własnymi potrzebami. Dla nowo nowo zakupionej kasy, czas na wykonanie przeglądu kasy liczony jest od momentu jej fiskalizacji. W przypadku starszych urządzeń liczy się data poprzedniego wpisu do książki serwisowej.
Każde urządzenie tego typu posiada przypisaną sobie książkę serwisową, w której znaleźć można firmę uprawnioną do przeglądu. Za dodatkową opłatą możliwa jest zmiana serwisu. W trakcie przeglądu kasy fiskalnej serwisant dokonuje wpisów do książki serwisowej. Te muszą być czytelne, potwierdzone podpisem pracownika firmy oraz ostemplowane jego pieczęcią.
Zawieszenie działalności i brak przeglądu kasy fiskalnej
W obliczu trwającej pandemii wielu przedsiębiorców zdecydowało się na zawieszenie działalności, czyli wstrzymanie wszelkich czynności służących osiąganiu bieżących przychodów z tego tytułu. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy mogą zawiesić działalność na co najmniej 30 dni, nie ma natomiast maksymalnego okresu zawieszenia.
Aktywność właściciela firmy może sprowadzać się wyłącznie do minimum niezbędnego do zabezpieczenia działalności i wznowienia jej po zawieszeniu. Podatnik na czas zawieszenia zwolniony jest z opłacania składek ZUS, jednak podlega obowiązkom takim jak składanie deklaracji VAT za okres prowadzenia działalności. Taka rozbieżność w zakresie praw i obowiązków sprawia, że wielu przedsiębiorców zastanawia się nad koniecznością dokonywania przeglądu kasy fiskalnej w zawieszonej działalności.
Dobrą wiadomością jest dla nich to, że przysługuje im zwolnienie z obowiązkowego przeglądu urządzenia - pod warunkiem, że nie prowadzą oni w tym czasie ewidencji. Nie ma znaczenia, czy w czasie zawieszenie minął termin wyznaczony na przegląd. Zawieszenie nie powoduje również konieczności likwidacji/wyrejestrowania kasy fiskalnej z ewidencji urzędu skarbowego.
Co z przeglądem kasy, gdy wznowimy działalność?
Zwolnienie z przeglądu kasy fiskalnej w zawieszonej działalności trwa do momentu jej odwieszenia. Zawieszoną działalność przedsiębiorca może bowiem wznowić w dowolnym momencie. Co ważne, dana kasa fiskalna po wznowieniu działalności może być dalej używana, niezależnie od długości okresu zawieszenia. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku przegląd będzie wymagany od przedsiębiorcy tuż po wznowieniu i przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej. Nie jest przy tym istotne, ile czasu pozostało do ustawowego terminu przeglądu.
Ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej?
Koszt przeglądu serwisowego kasy fiskalnej uzależniony jest od kilku czynników, w tym miejsca jego dokonania. W zależności od wielkości miasta cena ta waha się od 100 do nawet 300 złotych brutto. Co do zasady, przegląd jest tańszy w mniejszych miastach i odpowiednio droższy w większych miastach.
Brak przeglądu kasy fiskalnej - kary
Serwisy oferujące usługi przeglądu kas fiskalnych są zobowiązane przekazywać do Urzędu Skarbowego informacje dotyczące wykonanych przez siebie przeglądów na koniec każdego kwartału.
Właściciel kasy, który nie dopełni formalności w zakresie serwisu kasy fiskalnej - nie dokona przeglądu lub dokona przeglądu kasy po terminie, musi się liczyć z dość nieprzyjemnymi konsekwencjami. Ustawa o VAT (w art. 111 ust. 6) wprowadziła karę pieniężną 300 zł w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego za brak obowiązkowego przeglądu technicznego kasy/drukarki fiskalnej w wymaganym terminie.
Karę należy uiścić bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Co więcej, przedsiębiorcy, którzy w ciągu 3 lat od zakupu nie wykonali w terminie przeglądu, są zobowiązani do zwrotu uzyskanej ulgi na jej zakup. Nałożenie kary nie zwalnia podatnika z ustawowego przeglądu kasy fiskalnej
Zobacz też: Serwis kas fiskalnych Kraków - gdzie i jak to zrobić?