Mówi się, że kasa fiskalna + sprzedawca = komplet. Oznacza to, że w każdym punkcie sprzedaży detalicznej jedna osoba umiejąca poradzić sobie z obsługą kasy fiskalnej jest w stanie zapanować nad całym procesem sprzedaży. W odróżnieniu od kasy, drukarka wymaga i obecności sprzedawcy, i komputera z programem sprzedażowym, który jest do niej podłączony. W tym przypadku komplet składa się więc z czterech elementów – drukarki fiskalnej, komputera, programu sprzedażowego oraz sprzedawcy. W zależności od skali naszej działalności wybieramy kasę lub drukarkę. To nie jakość sprzętu decyduje o wyborze, a fakt, czy mamy mały lub średni punkt sprzedaży – czyli ograniczoną ilość towaru – czy wielki: kilkanaście lub kilkadziesiąt pozycji. Dlaczego? Bo i w kasie fiskalnej, i w drukarce można zaprogramować tylko określoną liczbę towarów. Ta ilość jest dla nas kluczowa. Warto pamiętać, że bez względu na to, czy kupujemy kasę fiskalną czy drukarkę fiskalną, wybieramy taką, na której zaprogramować możemy ok. 20% towarów więcej, niż mamy aktualnie na stanie – liczymy przecież na rozwój przedsięwzięcia. Kolejna różnica polega na tym, że w przypadku kasy fiskalnej rozchód towaru wykazywany jest dopiero po odczytaniu danych z kasy przez program magazynowy. Natomiast kiedy używamy drukarki fiskalnej towar rozchodowany jest w od razu w momencie wystawienia paragonu.
Które rozwiązanie jest lepsze?
Jak już powiedzieliśmy, wybór kasy lub drukarki fiskalnej zależy przede wszystkim od skali prowadzonego przez nas biznesu. Poza tym warto wziąć pod uwagę fakt, że:
- Kasa fiskalna jest tańsza od drukarki,
- Drukarka fiskalna jest droższa od drukarki i dodatkowo wymaga zakupu komputera ze stosownym oprogramowaniem sprzedażowym,
- Kasa fiskalna nie daje bezpośredniej możliwości podglądu stanów magazynowych – drukarka tak,
- W kasie fiskalnej nie da się zastosować rozbudowanych systemów promocyjnych i rabatowych (np. zakup 2 sztuk towaru w cenie 1) – w drukarce tak,
- Kasa fiskalna nie daje możliwości bezpośredniego wystawienia faktury VAT – drukarka tak,
- Różnice kasa a drukarka fiskalna nie obejmują kwestii paragonów: w obu przypadkach sprzęt z elektroniczną kopią paragony jest w stanie pomieścić na karcie SD ok. 1 mln paragonów.
Możliwości drukarek fiskalnych
Drukowanie informacji na paragonach w przypadku drukarek fiskalnych obywa się w dwóch egzemplarzach: paragon z pierwszej rolki jest dla klienta, z drogiej – dla Urzędu Skarbowego. Zadrukowane rolki paragonów należy składować przez 5 lat podatkowych. W przypadku drukarek fiskalnych z elektroniczną kopia paragonu klient otrzymuje wersję papierową, zaś kopia dla Urzędu zapisana jest na karcie SD.
W tym przypadku nie ma więc konieczności składowania dodatkowych rolek a eksploatacja tego rodzaju drukarek fiskalnych jest tańsza o 30-50%. Słowa kluczowe: kasa fiskalna, drukarka fiskalna, różnice kasa a drukarka fiskalna, drukowanie informacji na paragonach.