Obowiązek posiadania kasy fiskalnej i rejestrowania za jej pomocą obrotów dotyczy z roku na rok coraz większej liczby przedsiębiorców, a docelowo urządzenie fiskalne będą musiały mieć wszystkie podmioty gospodarcze. Z uwagi na trwający proces wdrażania w życie nowych regulacji prawnych dotyczących urządzeń rejestrujących obrót oraz ogromną różnorodność dostępnych na rynku urządzeń wybór najlepszej kasy fiskalnej dla swojego biznesu nie jest sprawą łatwą. Poniżej doradzamy, jakich błędów unikać podczas wyboru urządzeń fiskalnych i na co zwrócić szczególną uwagę, by pieniądze wydane na ich zakup stały się dobrą inwestycją w prowadzony biznes.
Analiza potrzeb - jakiego urządzenia naprawdę potrzebuję?
Niejednokrotnie przedsiębiorcy decydują się na zakup urządzenia fiskalnego wyłącznie w oparciu o jego cenę - na zasadzie "im tańsze, tym lepiej". Gorąco odradzamy tego typu podejście do sprawy, ponieważ wybrana w taki sposób kasa fiskalna nie dość, że nie spełni pokładanych w niej oczekiwań, to niemal na pewno będzie musiała szybko zostać wymieniona na rzeczywiście użyteczną dla danego przedsiębiorcy, a to niepotrzebnie wygeneruje dodatkowe koszty. Warto również pamiętać, że cena kasy fiskalnej może zostać znacząco obniżona, jeśli to pierwszy zakup urządzeń fiskalnych przez danego przedsiębiorcę. W takim przypadku zniżka sięga 90% ceny netto, ale nie więcej, niż 700 zł. Najlepszym sposobem na właściwe dobranie kasy jest zawsze jasne i konkretne określenie swych potrzeb. Dla przykładu mała, przenośna kasa, która doskonale sprawdzi się w taksówce, z pewnością nie będzie wystarczająca dla dobrze prosperującego sklepu spożywczego czy dla sieci sklepów wielkopowierzchniowych - w tych przypadkach odpowiednie będą średnie lub duże urządzenia stacjonarne, które mogą wygenerować nawet kilka tysięcy paragonów na dobę.
Sprzedaż towarów i usług na miejscu czy u klienta?
W przypadku sprzedaży towarów w sklepie stacjonarnym sprawa jest raczej prosta - najlepiej sprawdzi się właściwie dobrane urządzenie stacjonarne (kasa lub drukarka), które na stałe podłączymy do źródła zasilania. Dobrym pomysłem w takim przypadku jest zakup kasy jednostanowiskowej dobranej tak, by w przyszłości można ją było wyposażyć w urządzenia peryferyjne, poszerzające jej funkcjonalność.
Jeśli natomiast prowadzimy działalność usługową (nawet tak z pozoru stacjonarną, jak warsztat samochodowy), to lepszym pomysłem będzie zaopatrzenie się w mobilną, zasilaną bateryjnie kasę. Pozwoli to uniknąć problemów w sytuacji, gdy będziemy musieli dojechać do klienta i wykonać usługę u niego.
Jak duża będzie baza towarów?
To jedno z najważniejszych pytań, na które należy odpowiedzieć, ponieważ w znaczącym stopniu może zawęzić liczbę urządzeń, spośród których będziemy wybierać. Wszystkie kasy fiskalne dostępne w sprzedaży mają konkretnie określoną liczbę możliwych do zaprogramowania kodów PLU, czyli w praktyce różnych towarów lub usług.
Zawsze trzeba brać pod uwagę nie tylko bieżące potrzeby firmy, ale przede wszystkim to, że w miarę rozwoju działalności przedsiębiorstwa będzie się także najprawdopodobniej poszerzał zakres świadczonych usług lub sprzedawanych towarów. Dlatego najlepiej wybierać urządzenia fiskalne, których maksymalna baza towarowa o co najmniej 40-50% przewyższa bieżące zapotrzebowanie. Pozwoli to uniknąć konieczności wymiany kasy w przypadku, gdy biznes się szybko rozwinie albo zmieni profil.
Czy potrzebuję dodatkowych funkcji w urządzeniu fiskalnym?
Jednym z najczęściej popełnianych błędów podczas zakupu kasy fiskalnej jest przekonanie, że funkcji dodatkowych będziemy używać w najlepszym wypadku bardzo rzadko, a najpewniej wcale. W praktyce okazuje się natomiast, że niedługo po rozpoczęciu działalności dobrze byłoby np. zapewnić klientom możliwość uregulowania zapłaty za nasze towary i usługi za pomocą karty płatniczej lub płatności mobilnych albo zainstalować czytnik kodów kreskowych, by przyspieszyć obsługę osób stojących w kolejce.
Co bardzo ważne tego typu decyzje należy podejmować przed zakupem urządzenia, bezwzględnie trzeba również zwrócić uwagę na to, czy kupowana kasa pozwala na rozbudowę o terminal płatniczy i posiada odpowiednią homologację. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku chęci doposażenia kasy w późniejszym czasie w peryferia w rodzaju szuflady kasowej - zawsze trzeba się upewnić, że kupowany model można rozbudować w przyszłości.
Bardzo ważne jest również, aby kupować kasę fiskalną, która będzie archiwizować paragony w postaci elektronicznej. Wchodzące niedługo w życie przepisy co do wymagań technicznych stawianych urządzeniom fiskalnym mają na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale również zlikwidowanie obowiązku gromadzenia i przechowywania przez 5 lat paragonów papierowych. Kasa fiskalna online automatycznie będzie przesyłać niezbędne informacje do Centralnego Repozytorium Kas.
Czy będę korzystać z programu sprzedażowego?
Oprogramowanie wspomagające obsługę sklepu lub lokalu usługowego to kolejna ważna kwestia, której nie można pominąć. Na szczególną uwagę zasługują programy sprzedażowe, które pozwalają w łatwy sposób zarządzać rozmaitymi aspektami funkcjonowania firmy. Warto też dodać, że dzięki takiemu oprogramowaniu rozliczenie współpracowników lub pracowników będzie szybsze i sprawniejsze, niż ma to miejsce w przypadku stosowania metod tradycyjnych. Co istotne, dane trafiające do systemów sprzedażowych są skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem - zwykle przez synchronizację bazy na serwerze z lokalną bazą danych. Podobnie dużą pomocą może być właściwie dobrany program fakturowy, które pozwolą przedsiębiorcy wystawiać dokumenty finansowe albo przygotowywać listy umów oraz płac.
Ile powinna kosztować kasa fiskalna?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi ze względu na ogromną rozpiętość cenową modeli dostępnych na rynku. Tanie kasy fiskalne można kupić już nawet za kilkaset złotych, a te najdroższe mogą kosztować nawet kilka tysięcy złotych. Znacznie ważniejsza jest funkcjonalność danego urządzenia i jego dopasowanie do bieżących potrzeb przedsiębiorcy - podkreślaliśmy to już powyżej. Jako renomowany sprzedawca posiadamy w ofercie urządzenia fiskalne na każdą kieszeń i doradzamy przy zakupie, jaka kasa będzie dla danego biznesu najlepsza.
Serwis kas i wsparcie techniczne - o tym też nie wolno zapomnieć!
Wielu przedsiębiorców kupuje swoje kasy fiskalne w przypadkowych sklepach, warto się jednak poważnie zastanowić nad wyborem miejsca zakupu kasy. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami bowiem to właśnie na sprzedawcy urządzenia fiskalnego ciąży obowiązek świadczenia usług serwisowych. Zarówno serwis, jak i okresowy przegląd musi być świadczony przez posiadającego właściwe uprawnienia serwisanta. Rzecz jasna istnieje możliwość zmiany serwisu, ale najczęściej wiąże się to z koniecznością poniesienia kosztów takiej zmiany oraz wypełnieniem stosownych formularzy i wniosków, na co nie każdy przedsiębiorca ma czas oraz ochotę. Najlepszym sposobem na zapewnienie sobie sprawnego wsparcia technicznego oraz wysokiej klasy serwisu kas jest zakup urządzeń fiskalnych u renomowanego i cieszącego się dobrą opinią dystrybutora.