Kasy fiskalne na dobre zagościły w przedsiębiorstwach świadczących usługi i sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych. Nowe regulacje zmierzające do szczelnej fiskalizacji dochodów firm oraz rozwój nowych technologii wprowadziły kilka innowacji, z którymi warto być na bieżąco.
Czym są i jak działają kasy fiskalne?
W najprostszym ujęciu kasy fiskalne to urządzenia ewidencjonujące elektroniczne sprzedaż detaliczną towarów i usług dla celów naliczenia podatku dochodowego przedsiębiorcy oraz należnego VAT.
Kasa fiskalna posiada własną, nieusuwalną pamięć, w której przechowywane są wszystkie zrealizowane transakcje. Podłączona do drukarki - lub też połączona z drukarką - drukuje paragon, potwierdzenie zakupu dla konsumenta, zawierające wszystkie niezbędne dane operacji handlowej.
Homologacja i fiskalizacja
Homologacja jest pozwoleniem na użytkowanie, wystawianym celem potwierdzenia, że dane urządzenie (kasa fiskalna) spełnia obowiązujące normy w zakresie bezpieczeństwa zapisu i przechowywania danych fiskalnych. Brak homologacji oznacza, że dane urządzenie w świetle prawa nie może być wykorzystywane do ewidencjonowania sprzedaży.
Homologacja jest udzielana na okres 3 lat i może być przedłużona pod warunkiem złożenia przez producenta lub importera urządzenia odpowiednich dokumentów do prezesa Głównego Urzędu Miar. Użytkownik nie może prowadzić ewidencji fiskalnej przy pomocy kasy, której pozwolenie na użytkowanie wygasło. Obowiązkiem użytkownika jest też dokonywanie okresowych przeglądów technicznych urządzenia w autoryzowanym serwisie, nie rzadziej aniżeli co 24 miesiące.
Podział kas fiskalnych
Współczesne kasy fiskalne oferują wiele rozwiązań peryferyjnych, pozwalających nie tylko ewidencjonować samą sprzedaż, ale także łączność i wymianę danych z systemami ERP. Stosownie do stopnia złożoności oferowanego systemu kasy fiskalne możemy podzielić na dwa typy, są to ECR - ang. Electronic Cash Register - oraz POS - ang. Point of Sale.
- ECR są przeznaczone dla drobnych firm handlowych lub usługowych, które cenią sobie funkcjonalność, prostotę i niezawodność systemu. ECR’y oferują prócz ewidencjonowania transakcji i wydruku paragonów także obsługę kart płatnicznych, płatności zbliżeniowych, płatności BLIK. Cechą ECR’ów jest brak integracji z urządzeniami zewnętrznymi,
- POS są przeznaczone dla większych przedsiębiorstw, których procesy sprzedażowe są bezpośrednio związane z raportowaniem wyników handlowych, obsługą magazynu, kontrolą stanów magazynowych, procesem automatycznego zatowarowania wykupionych artykułów. POS mają zdolność zaawansowanej konfiguracji i integracji z wieloma rodzajami systemów księgowo-magazynowych,
Obowiązek kasy fiskalnej. Kto musi ją posiadać?
Co do zasady, obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż detaliczną - tj. obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Od tej reguły obowiązują wyjątki, dotyczące m.in wysokości obrotu handlowego.
Jednakże niezależnie od wszystkiego, ustawodawca przewidział określone typy działalności, które są bezwzględnie zobowiązane do ewidencjonowania sprzedaży poprzez kasy fiskalne. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 należą do nich dostawcy:
- gazu płynnego;
- części do silników, silników do napędu pojazdów i motocykli, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep, kontenerów, części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach;
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego;
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą";
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;
- wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
- perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
Obowiązek bezwzględnego stosowania kas fiskalnych dotyczy także świadczenia usług takich jak:
- przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia;
- przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami;
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania);
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
- w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia;
- prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia;
- doradztwa podatkowego;
- związanych z wyżywieniem, wyłącznie:
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych;
- kulturalnych i rozrywkowych - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe;
- związanych z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne.
Zwolnienie z posiadania kasy. Jakie są obecne limity?
Ustawodawca przewidział zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dla przedsiębiorców, których obrót roczny nie przekroczył w poprzednim roku 20 tys. zł. W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w poprzednim roku, których obrót nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania działalności w poprzednim roku podatkowym, tej kwoty.
Powyższe zwolnienie nie dotyczy firm objętych bezwzględnym obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej, które wymienione zostały wyżej.
Kasa fiskalna a sprzedaż wysyłkowa
Sprzedaż wysyłkowa może być zwolniona z obowiązku ewidencji w kasie fiskalnej pod warunkiem należytego udokumentowania przebiegu transakcji. Do warunków, jakie musi spełnić przedsiębiorca łącznie należą:
- płatność za dostawę towaru jest w całości zrealizowana drogą elektroniczną, za pomocą przelewu bankowego, SKOK lub przekazu pocztowego;
- dokumenty sprzedaży jednoznacznie określają tożsamość nabywcy, przedmiot sprzedaży oraz wartość transakcji.
Czym jest wirtualna kasa fiskalna?
Wirtualna kasa fiskalna to program, który możemy zainstalować na smartfonie lub tablecie. W przeciwieństwie do rozwiązania sprzętowego, fizycznego urządzenia przeznaczonego wyłącznie do tego zadania, wirtualna kasa fiskalna jest aplikacją, którą można zainstalować na praktycznie dowolnym urządzeniu wymienionego typu.
Wirtualne kasy fiskalne obowiązuje wymóg homologacji, tak samo, jak ich sprzętowe odpowiedniki. Pierwsze oprogramowanie fiskalne przeszło procedurę uzyskania zezwolenia z końcem roku 2020. Czy wirtualne kasy fiskalne to dobre rozwiązanie? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć, ale wydaje się, że do tego typu innowacji należy podchodzić ostrożnie. Niewątpliwym ryzykiem jest stabilność oprogramowania, możliwość wycieku danych, wyższe ryzyko utraty (zgubienia) lub zniszczenia sprzętu. Sporą niedogodnością może być też konieczność zakupu oddzielnej drukarki.
Zmiany w prawie - od kiedy obowiązkowe stosowanie kas online?
Kasy fiskalne online to urządzenie, które korzystając ze stałego podłączenia do internetu, przechowuje pamięć o dokonanych transakcjach w Centralnym Repozytorium Kas. Urządzenia tego typu dysponują łącznością GSM, korzystając z karty SIM, komunikują się z CRK w taki sam sposób jak każdy smartfon ze swoją siecią. Alternatywnymi rozwiązaniami technicznymi jest łączenie się poprzez WiFi lub kabel Ethernet. W zamierzeniu ustawodawcy, od początku 2023 roku kasy fiskalne online będą standardem dla wszystkich przedsiębiorców objętych tym obowiązkiem. Natomiast wdrożenie tego systemu odbywa się etapami i tak od 1 lipca br. obowiązkiem stosowania kas fiskalnych online objęte są następujące branże:
- sprzedaż paliw,
- świadczenie usług naprawy pojazdów,
- usługi gastronomiczne,
- sprzedaż węgla,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- usługi budowlanych,
- świadczenia opieki medycznej realizowane przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- usługi prawnicze,
- usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Dobierz urządzenie według potrzeb swojej branży
Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej powinien odpowiadać zapotrzebowaniu, jaki generuje nasze przedsiębiorstwo. Ocena przydatności danego urządzenia będzie przebiegać wg innych kryteriów w przypadku np. jednoosobowej, mobilnej działalności usługowej ekipy budowlanej, a innych w przypadku przedsiębiorstwa mającego wiele punktów sprzedaży detalicznej i więcej aniżeli jeden magazyn. W tym drugim przypadku integracja kas fiskalnych z istniejącymi lub wdrażanymi systemami ERP będzie głównym punktem odniesienia dla oceny przydatności systemu. Najlepszym krokiem jest kontakt z naszymi specjalistami, z chęcią poznają Państwa oczekiwania i dobiorą rozwiązania adekwatne do potrzeb i oczekiwań finansowych.